3 zeit-effiziente Wissenstransfer Methoden

Keine Zeit für Wissenstransfer – 10 Tipps für WissensarbeiterInnen in Zeitnot Teil 7 

Keine Zeit für Wissenstransfer? Wir helfen WissensarbeiterInnen in Zeitnot mit unserer gemeinsamen Blogpostserie, Wissen wieder zu finden (howknow – Barbara Geyer-Hayden) und einfach mehr aus Ihrem Wissen zu machen (knowvis – Annette Hexelschneider).

In den bisherigen Beiträgen der Blogpostserie haben wir Basiswissen zum Thema Wissenstransfer und zur persönlichen Komponente des Themas vorgestellt sowie Barrieren und praktischen Fragen im Einsatz behandelt. Die folgenden Blogposts werden primär praktische Werkzeuge behandeln.

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen drei konkrete Wissenstransfer Methoden vor, die Sie zeit-effizient einsetzen können: After Action Review, Best Practice Sharing und Lessons Learned. Diese Wissenstransfer Methoden lassen sich in vielen Kontexten einsetzen und werden besonders oft für die Weitergabe von Wissen in Projekten genutzt.

Der systematische Wissenstransferprozess

Der erfolgreiche Einsatz von Wissenstransfer Methoden hängt auch davon ab, ob und wie diese in einen gesamten Prozess eingebunden sind.

Für Angelika Mittelmann [2011] besteht der Wissenstransferprozess aus den folgenden Elementen:

  1. (Re-)Definition der strategischen Wissensgebiete
  2. Identifikation der Wissensträger
  3. Wissensaufbereitung
  4. Wissenskommunikation
  5. Wissensanwendung
  6. Prozessreflektion

Im Rahmen der Wissensaufbereitung wird das Erfahrungswissen durch geeignete Wissenstransfer Methoden gehoben. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen drei dieser Methoden vor, die aus unserer Sicht sinnvoll und zeit-effizient sind. Die ausgewählten Wissenstransfer Methoden sind besonders für den Einsatz in Projekten und als Werkzeug, um im Team zu lernen, geeignet.

Wissenstransfer Methode: Best Practice

Für das Best Practice Sharing werden bewährte Methoden, Arbeitsweisen, Prozesse und Problemlösungen identifiziert und dokumentiert. Ziel dieser Wissenstransfer Methode ist die Übertragung von individuellem Lernen auf die organisationale Ebene.

Prozesskreislauf des Best Practice Sharing nach Kilian et. al. [2005]

  1. Identifikation und Aufbereitung
  2. Dokumentation
  3. Speicherung
  4. Weitergabe
  5. Anwendung

Wichtig sind möglichst objektive Auswahlkriterien für “die Beste” Problemlösungsstrategie. Bei der Auswahl können Benchmarking-Projekte oder IT-Plattformen eingesetzt werden.

Best Practice ist dann eine zeit-effiziente Wissenstransfer Methode, wenn sie von vielen anderen Personen wieder genutzt werden kann. Siehe dazu den Beitrag “Wann ist persönlicher Wissenstransfer zeit-effizienter als Informationsdokumentation?” Dabei ist die Übertragbarkeit auf andere Situationen entscheidend.

Wissenstransfer Methode: Lessons Learned

Lessons Learned dient dazu, positive und negative Erfahrungen aufzuarbeiten, zu dokumentieren und weiterzugeben. Mit dieser Wissenstransfer Methode wird individuelles und organisationales Lernen unterstützt. Nach Abschluss eines Projektes oder einer großen Aufgabe findet ein Meeting statt, um die bisherigen Ereignisse und Vorgehensweisen zu analysieren.

Fragenkatalog für Lessons Learned [Jung 2010]

  • Was hat während des Projekts gut funktioniert?
  • Was haben wir gut gemacht? Was hat weniger gut funktioniert?
  • Welche Überraschungen und unvorhergesehenen Ereignisse gab es?
  • Wurden die Projektziele erreicht?
  • Wenn nicht, was muss man in Zukunft anders machen, um die Ziele zu erreichen?
  • Was haben wir gelernt?
  • Was gibt uns immer noch Rätsel auf?

Lessons Learned beruht auf praktischen Erfahrungen und sollte nicht theoretisch abgeleitet sein. Die Wissenstransfer Methode beschreibt Optimierungsmöglichkeiten oder Risiken beispielsweise in Bezug auf die Organisation oder auf den Projektgegenstand.

Der Nutzen der Lessons Learned Methode kann im richtigen Zusammenhang sehr hoch sein, die Übertragbarkeit auf andere Situationen ist jedoch nicht immer gewährleistet. Diese Wissenstransfer Methode muss daher geplant und moderiert zum richtigen Zeitpunkt stattfinden, um auch zeit-effizient zu sein.

Wissenstransfer Methode: After Action Review

After Action Reviews werden zur Nachbereitung von Ereignissen eingesetzt. Mit dieser Wissenstransfer Methode wird ein Soll-Ist-Vergleich angestellt, Abweichungen werden analysiert und Schlüsse für die Zukunft gezogen. Möglichst alle Beteiligten kommen zu einer Besprechung zusammen und diskutieren die Geschehnisse anhand eines Fragenkatalogs.

Fragenkatalog für den After Action Review

  • Was war geplant?
  • Was geschah tatsächlich?
  • Wo sind die Unterschiede und warum?
  • Was können wir lernen?

Der After Action Review ist eine besonders zeit-effiziente Wissenstransfer Methode, wenn er in einem kurzen, moderierten Workshop stattfindet. Wichtig ist dabei eine Kultur der Offenheit, um Probleme und abweichende Meinungen ansprechen zu können.

Ursprünglich wurde der After Action Review vom US-amerikanischen Militär entwickelt, um Einsätze kritisch aufzubereiten. Heute wird diese Methode häufig am Ende von Projekten oder Projektphasen eingesetzt. Der After Action Review eignet sich jedoch auch, um Aktivitäten nachzubereiten, und als Werkzeug, um im Team aus Erfahrungen zu lernen.

 

Weitere Beiträge der Reihe Keine Zeit für Wissenstransfer – 10 Tipps für WissensarbeiterInnen in Zeitnot:

Quellen:

[Jung 2010] Steffen Jung (2010). Lessons Learned – Lernen aus Projekterfahrungen. Online unter: http://www.braintool.com/projektmanagement-blog/praxistipps-projektmanager/lessons-learned/

[Kilian et. al. 2005] Dietmar Kilian, Robert Krismer, Stefan Loreck, Andreas Sagmeister (2005). Wissensmanagement Werkzeuge für Praktiker. Innsbruck: Studia Universitätsverlag, S. 66.

[Mittelmann 2011] Angelika Mittelmann (2011). Systematischer Wissenstransfer – eine betriebliche Notwendigkeit. In: gfwm-Themen Ausg. 1, 12/2011. Online unter: http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/systematischer-wissenstransfer-eine-betriebliche-notwendigkeit/

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