6 Methoden um die Informationsflut zu bewältigen

Die Informationsflut wächst, aber auch die Zahl jener Methoden und Tools, die entwickelt wurden, um diese Informationen zu bewältigen. Ich stelle Ihnen in diesem Beitrag die folgenden 6 Methoden vor, mit denen Sie Ihr persönliches Wissensmanagement selbst produktiver gestalten können:

  1. Filter in sozialen Netzwerken für Facebook, Google Plus und Twitter
  2. Personalisierte online Magazine
  3. RSS Feeds
  4. Kollaborative online Plattformen
  5. E-Mail Filter
  6. Zeitungen und Zeitschriften

Rahmenbedingungen der Informationsflut

  • Unsere Interessen, die sich immer wieder verschieben oder verändern.
  • Die für uns interessanten Fachgebiete, die regelmäßig neue Trends, Teilgebiete und Experten hervorbringen.
  • Das Branchenumfeld, das wir beobachten und das ebenfalls einem steten Wandel unterliegt.
  • Die Organisation, in der der wir arbeiten, unterliegt in vielen Fällen auch einem Wandel, der sich auf die für uns wichtigen Informationen auswirkt, z.B. durch Restrukturierungen und neue IT Systeme.

Daraus ergeben sich folgende Eckpunkte der Informationsflut

  • Es gibt mehr relevante Informationen, als wir lesen können.
  • Die Quellen für diese Informationen unterliegen einem steten Wandel.
  • Ein System, das diese Informationen für uns erfolgreich filtert, muss daher immer wieder nachjustiert werden.

In meinen Workshops habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, zuerst eine Gesamtstrategie für den (persönlichen) Umgang mit Informationen und Wissen zu erarbeiten, damit klar ist, was für einen selbst wichtig ist und was man wie erreichen möchte. Idealer Weise als Teil eines (persönlichen) Wissensmanagement Systems.

Die Tools sind wichtig, aber in der Relevanz nachgelagert. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass diese mit Ihren bisherigen Systemen harmonieren und sich ein Tool-System ergibt, das Ihnen mehr Zeit spart als es kostet. Bei der folgenden Auswahl handelt es sich um Vorschläge für das persönliche und nicht das organisationsweite Wissensmanagement.

Informationsflut-Tools

Filter in sozialen Netzwerken: Facebook, Google Plus und Twitter

Für alle, die soziale Netzwerke effektiver nutzen möchten

Die Anzahl an Posts und sonstigen Meldungen in den sozialen Netzwerken steigt ständig und kann nur mit hohem Zeitaufwand gesichtet werden. Daher bieten alle Netzwerke Filter an, um eine Auswahl der für einen selbst interessanten Nachrichten zu erhalten. Im Prinzip funktionieren sie alle gleich, indem Sie Freunde bzw. Firmen, von denen Sie alle Nachrichten erhalten wollen, in Listen einordnen.

Mit diesen Listen/Kreisen können Sie dann Meldungen von den für Sie wichtigen Personen zu jeweils einem Themengebiet, z.B. Kollegen, Familie, Fachexperten etc., schnell durchsehen.

Das Nutzen von Listen ist vor allem bei Facebook wichtig, da das Netzwerk Ihnen nicht alle Posts Ihrer Freunde, sondern nur eine vom Betreiber aufgrund eines Algorithmus berechnete Vorauswahl anzeigt. Twitter bietet dafür Twitter-Listen und in Google Plus erfolgt die Zuordnung in Kreise.

Personalisierte online Magazine

Für einen übersichtlichen, optisch ansprechenden Informationsüberblick

Eine übersichtliche Darstellung aller Ihrer online verfügbaren Informationen können Sie mit personalisierten online Magazinen umsetzen. Es handelt sich dabei sozusagen um Ihr "Informations-Cockpit". Dort können Sie z.B. Artikel aus Zeitungen, neue Blogposts und Meldungen aus ihren sozialen Netzwerken darstellen. Diese online Magazine sind meist auf nahezu allen mobilen Geräten wie Handys und Tabelts verfübar.

Die verbreitetsten Tools sind Flipboard und Scoop.it!. Netvibes bietet ähnliche Funktionen als Startbildschirm für alle mit dem Internet verbundenen Geräte. In dieses Dashboard können Sie nicht nur unterschiedliche Nachrichten und RSS Feeds einspielen, sondern auch viele Apps, wie z.B. das Wetter und Statistiken einbauen.

Personalisierte online Magazine bieten einen guten, optisch sehr ansprechenden Überblick über Ihre Informationen, wenn sie weniger als 50-100 Content Quellen im Überblick behalten wollen. Danach wird der Sichtungsaufwand mit diesen Tools enorm und es ist notwendig, eine andere Methode zu wählen: RSS Feeds. 

RSS Feeds

Für Personen, die sehr viele Webseiten/Blogs beobachten möchten

RSS (Really Simple Syndication) ist ein Format zur strukturierten Veröffentlichung von Änderungen auf Websites in einem standardisierten XML Format, das wie ein Nachrichtenticker funktioniert. Wenn Sie einen Blog oder eine Nachrichtenseite öffnen, können Sie deren RSS Feed kopieren und in Ihren RSS Reader einfügen. In Ihrem RSS-Reader werden dann alle neuen Artikel der von Ihnen abonnierten Seiten in einer gemeinsamen Übersicht dargestellt.

Mit RSS Feeds können Sie auch hunderte von Websites in einem vertretbaren Zeitaufwand beobachten und für Sie interessante Artikel herausfiltern. Feed Reader sind oft mit Apps für alle mobilen Geräte verfübar, wie z.B. Feedly. Besonders zeiteffizient nutzen Sie diese Tools, wenn Sie die gefundenen Artikeln zum "später Lesen" in dafür entwickelten Tools speichern und dort lesen, z.B. in Pocket oder Instapaper.

Kollaborative online Plattformen

Für Teams, die gemeinsam an einem Dokument mit verschiedenen Versionen arbeiten

Eine ständige Quelle oft sinnloser Informationen sind Statusaktualisierunen zu Dokumenten bzw. deren Workflow. Mit kollaborativen Plattformen bzw. Projektplattformen kann für alle Beteiligten Zeit und Transparenz gewonnen werden.

Wenn Sie bisher noch keine online Zusammenarbeit ausprobiert haben, dann ist Google Drive (für nicht sensible Daten) ein guter Startpunkt zum kostenlos Ausprobieren, es ähnelt dem Office Paket. Gute Erfahrungen habe ich mit Google Tabellen (funktioniert ähnlich wie MS Excel) gemacht (Einführung zu Google Text und Tabellen).

E-Mail Filter

Für das automatische Einsortieren bestimmter E-Mail Typen in vordefinierte Ordner

Eine der größten "Informationsschleudern" sind E-Mails. Im Umgang damit sind zwei Strategien sinnvoll. Weniger E-Mails erhalten z.B. durch kollaborative online Systeme, neue E-Mail Regeln und alternative Informationskanäle. Sowie dadurch, dass Sie die bestehenden E-Mails systematischer bearbeiten und ablegen.

Wenn E-Mails einer bestimmten Sorte, z.B. Newsletter, oder bestimmter Empfänger, z.B. Mitarbeiter einer Firma, automatisch in einen Ordner verschoben werden, können diese systematischer bearbeitet werden. In Outlook können Sie die E-Mails mit Hilfe von Regeln automatisch bearbeiten lassen, z.B. in bestimmte Ordner verschieben. In Thunderbird funktioniert das mit Filtern und in den meisten online Mail Programmen wie Gmail oder GMX können sie diese Funktion unter "Einstellungen" erreichen.

Zeitungen und Zeitschriften

(online) Zeitungen: Für tagesaktuelle, kurze Übersicht

Zeitschriften: Für Hintergrundinformationen

Die Redakteure von Zeitungen und Zeitschriften haben für uns in der Vergangenheit eine Vorauswahl und Aufbereitung der meisten relevanten Informationen getroffen. Mit der verbreiteten Nutzung des Internets verändert sich diese Situation. Kurzlebige und oberflächliche Informationen werden in vielen Fällen online gelesen, aber durchaus noch in den elektronischen Ausgaben der Zeitungen. 

Was bleibt, sind ausführliche, qualititativ hochwertige Artikel, die in den Papierausgaben von Zeitschriften gelesen werden. In meinem Fall ist das z.B. brand eins oder mare, das eine hohe Qualität in den recherchierten Artikel, den Bildern und der Haptik des Papiers vereint.

Fallen Ihnen noch weitere Methoden und Tools ein, um die Informationsflut zu bewältigen? Wenn ja, freue ich mich über Ihre Kommentare!

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