7 E-Mail Fehler die Ihre Inbox verstopfen

Wie lange liegen Ihre E-Mails in der Inbox? In diesem Beitrag stelle ich sechs E-Mail Fehler vor, und gebe Tipps, wie Sie diese vermeiden können.

1. E-Mail Fehler: 2 Minuten Regel missachten

Am effizientesten bearbeiten Sie Ihre E-Mails, wenn Sie sich an die Zwei-Minute-Regel halten: Bearbeiten Sie alle E-Mails, die Sie innerhalb von zwei Minuten bearbeiten können, sofort. ToDos, die weniger als zwei Minuten brauchen, zu verschieben, in ToDo-Listen einzutragen oder sich daran zu erinnern, braucht mehr Zeit und Energie, als das sofortige Erledigen. Die schnellsten E-Mail Bearbeiter, die ich bisher erlebt habe, waren Personen, die sich bei jedem einzelnen E-Mail innerhalb von Sekunden entschieden haben, was sie damit tun wollen. 

2. E-Mail Fehler: Inbox als ToDo Liste nutzen

E-Mails, die eine weitere Bearbeitung benötigen, sollten nicht in der Inbox liegen bleiben. Am besten, Sie machen aus diesem E-Mail eine oder mehrere ToDos, an die Sie auch den E-Mail Text "anhängen", und speichern diese in einem eigenen ToDo Listen System. E-Mails, die in der Inbox so lange liegen bleiben, bis die Tasks erledigt sind, machen die gesamte E-Mail Bearbeitung ineffizienter und unübersichtlicher.

3. E-Mail Fehler: CC

In vielen Fällen machen E-Mails, in die man nur in CC gesetzt wurde, einen großen Teil des gesamten Mailvolumens aus. Es ist zwar täglich nicht viel Aufwand, diese E-Mails zu löschen, aber über ein Monat gerechnet kommen so viele unnötig verbrachte Stunden zusammen. Es macht sich also bezahlt, sich gemeinsam zusammenzusetzen und festzulegen, welche E-Mails wirklich an alle in CC gehen sollten und vor allem welche nicht. 

E-Mail Fehler

4. E-Mail Fehler: Lesebestätigungen

In ausgewählten Fällen sind Lesebestätigungen sinnvoll, in den meisten Fällen sind sie es nicht. Nutzen Sie Lesebestätigungen daher nur, wenn das wirklich notwendig ist, und fordern Sie das auch von anderen ein.

5. E-Mail Fehler: Keine online Plattform

Viele E-Mails enthalten neue Versionen von alten Dokumenten. Eine gemeinsame kollaborative online Plattform kann viel Zeit bei der gemeinsamen Erstellung von Inhalten, bei der Suche nach Dokumenten(versionen) und bei der E-Mail-Bearbeitung sparen.

6. E-Mail Fehler: Newsletter abonnieren

Die allermeisten Inhalte, die per E-Mail Newsletter verschickt werden, können Sie in anderen Tools zeiteffizienter betrachten. Beispielsweise mit RSS-Feeds, personalisierten online Magazinen oder in sozialen Netzwerken. Wie das funktioniert, habe ich im Beitrag 6 Methoden um die Informationsflut zu bewältigen beschrieben.

Wenn Sie Newsletter per E-Mail abonnieren, sammeln Sie diese in einem gemeinsamen Ordner, um sie gemeinsam zu lesen.

7. Automatisch Zuordnungsregeln nutzen (oder auch nicht)

Mit Zuordnungsregeln werden die E-Mails automatisch einem bestimmten Ordner zugeordnet. So können Sie z.B. alle Newsletter in einem Ordner sammeln und gemeinsam durchsehen. Ob das sinnvoll ist (vor allem wenn Sie keine Newseltter nutzen), darüber gibt es sowohl in der Literatur, als auch bei Nutzern sehr unterschiedliche Meinungen. Testen Sie, was für Sie am besten funktioniert.

 

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