Haben Sie schon einmal nach einer Datei gesucht und diese nicht mehr (wieder)gefunden? Begann die Suche damit, dass Sie sich nicht mehr an den Dateinamen erinnern konnten? Eine feste Systematik für die Benennung von Dateien kann das (Wieder)finden sehr erleichtern. Wenn Sie sich an eine Systematik halten, sollten Sie Ihre Dateien viel schneller (wieder)finden. Voraussetzung ist allerdings, dass man diese Systematik in ein Gesamtsystem einbettet und konsequent anwendet. So sollte beispielsweise auch die Ordner – Struktur diesem System entsprechen. Im Idealfall erkennt man aus dem Dateinamen, was sich in dem Dokument verbirgt, ohne es öffnen zu müssen. Folgende Elemente haben sich zur Benennung von Dateien bewährt:

Datum: Das Erstell- und Änderungsdatum wird normalerweise im Verzeichnissystem angezeigt. Dennoch können durch die Benennung einer Datei mit einem Datum die einzelnen Versionen eines Dokumentes leichter nachvollzogen werden. Wenn Sie das Datum der Benennung voranstellen können Sie diese auch zum Sortieren nutzen. Beispiel: 100205

Projekt: Neben dem Datum sollte im Dateinamen das Projekt oder das Ziel angegeben werden. Das Ziel ist bei einem E-Mail beispielsweise der Empfänger. Wenn die Datei zu einem bestimmten Projekt gehört, wird der Projektname hier angegeben. Beispiel: 100205_webseite-blogbeitrag

Informationen zum Inhalt: Zum Schluss folgen im Dateinamen die Wörter die etwas über den Inhalt aussagen. Um keine zu langen Dateinamen zu erstellen sollten Sie sich dabei auf wenige Wörter (am besten 1-2) beschränken. Beispiel: 100205_webseite-blogbeitrag_dateien_benennen

Auswahl der zu benützenden Zeichen Wenn Sie Ihre Dateien auch für die Benützung außerhalb der Windows Welt (z.B. für eine Webseite oder Linux User) rüsten wollen, ist auf die Auswahl der benutzen Zeichen zu achten.

Kompatible Zeichen:

• Kleinbuchstaten (a-z)
• Zahlen (0-9)
• Punkt “.”
• Bindestrich “-”
• Unterstrich “_”

Inkompatible Zeichen (bitte nicht verwenden):

Was bringt’s?

• Dateien durch eine einheitliche Benennung (wieder)finden
• Dateien so benennen, dass sie auch in anderen Systemen „funktionieren“
• Am Dateinamen mit einem Blick sehen wann das Dokument erstellt wurde, wie viele Versionen eines Dokumentes es gibt, was die aktuelle Version eines Dokumentes ist, welches Projekt oder Empfänger zu einem Dokument gehören und was der Inhalt des Dokumentes ist.

Welches verwende ich jetzt? Diese Frage habe ich immer wieder zu beantworten. Und diese Vorgehensweise schlage ich dafür vor:

Funktionen: Wenn Sie diese Fragen geklärt haben können Sie die für Sie infrage kommenden Wikis bereits einschränken.

• Datenspeicher: Wikis können als Text Files, MySQL, PostgrSQL, Oracle, BerkeleyDb oder RCS gespeichert werden. Welche dieser Möglichkeiten haben Sie bei sich bzw. Ihrem Provider? Welche Einschränkungen (z.B. Platzbedarf) gibt es von der technischen Seite noch? Wie (einfach) muss die Installation des Wikis möglich sein?
• Kosten: Möchten Sie ein frei verfügbares kostenloses Wiki oder sind Sie bereit, Lizenzgebühren zu zahlen? Die meisten Wikis sind kostenlos verfügbar. Einige Wikis z.B. für Projektmanagement – Anwendungen sind jedoch (teilweise) kostenpflichtig.
• Stabilität: Benötigen Sie ein stabiles ausgereiftes Wiki oder sind Sie bereit auftretende Fehler zu akzeptieren bzw. selbst auszubessern? Einige Wikis befinden sich noch im Entwicklungsstadium und sind daher nicht für alle Anwendungen zu empfehlen.

Einsatzgebiet: Wikis sind oft für bestimmte Einsatzgebiete optimiert. Beispielsweise gibt es für jedes der im folgenden genannten Einsatzgebiete spezielle Wikis. Welche das genau sind, werde ich in späteren Beiträgen darstellen.

• Soll ein „klassisches Wiki“ benutzt werden d.h. ohne Zugangsbeschränkungen und offen für alle? oder
• Wird das Wiki im Rahmen eines Projektes genutzt? oder
• Im Rahmen eines Intranets? oder
• Wird das Wiki nur für den persönlichen Gebrauch eingesetzt? usw.

Rahmenbedingungen: Je nach Einsatzgebiet sind unterschiedliche Funktionen unbedingt notwendig. Die folgenden Funktionen werden besonders oft nachgefragt.

• Layout: Unterstützung von „Themes“ d.h., dass man einfach zwischen unterschiedlichen Layout wählen kann.
• Rechte-Management: Um einem Administrator die Möglichkeit zu geben die Rechte von Benutzern festzulegen.
• Benutzerfreundlichkeit: Das Wiki soll auch für Nicht-Spezialisten einfach zu bedienen sein.

Mit den Antworten auf diese Fragen können Sie Ihre Wiki-Auswahl bereits stark eingrenzen. Die folgenden Websites unterstützen Sie bei der Auswahl eines Wikis: Wikipedia und WikiMatrix.

Was bringt’s?

• Mit den vorgestellten Fragen können Sie bei der der Auswahl eines Wikis die in Frage kommenden Systeme stark eingrenzen.
• Die „Comparison of Wiki Software“ Seite von Wikipedia und die WikiMatrix bieten Ihnen einen aktuellen Überblick über die unterschiedlichen Wiki-Systeme.
• Mit diesen Informationen können Sie das zu Ihnen passende Wiki finden und damit schnell & einfach Ihr Wissen organisieren.

Das Magagzin c´t hat überprüft, welche DVDs für das Archivieren von Daten besonders geeignet sind. In diesem Beitrag lesen Sie eine Zusammenfassung der Ergebnisse und eine Empfehlung für eine Archiv DVD. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Daten sicherer archivieren und damit sicherer (wieder)auffindbar machen. Als Medium zum Sichern von Daten eigenen sich optische Datenträger, wie z.B. CDs und DVDs besonders gut. Sie sind im Gegensatz zu Festplatten und Flash-Speichern (wie z.B. auf USB-Sticks) nach dem Beschreiben nicht mehr veränderbar, keinen mechanischen Belastungen ausgesetzt und können daher im Nachhinein auch nicht von Viren befallen werden. Außerdem kann man bei optischen Datenträgern die Qualität und den Alterungsgrad überprüfen.

Für die Archivierung werden einlagige, einmal beschreibbare DVD-Rs mit einer Kapazität von 4,3 GBytes empfohlen da sie in ihrer Entwicklung ausgereift sind und mehr Speicherkapazität als CDs. bieten. Neben Billig-Rohlingen sind auch spezielle Archiv-DVDs von Markenanbietern verfügbar, die von c´t getestet wurden. Getestet wurden die Kodak Professional Disc Gold DVD-R, die DVD-R 16X von Taiyo Yoden, die TDK Scratchproof DVD-R, die Archival Grade DVD-R von Verbatim und die Medidisc DVD-R ebenfalls von Verbatim. Die Langlebigkeit der DVDs hängt auch vom jeweiligen Brenner und von den Lagerbedingungen ab daher gibt es keine pauschale Aussage zur Dauer der möglichen Lagerung. Der Test wurde folgendermaßen durchgeführt: „Die Rohlinge wurden direkt nach dem Brand gemessen und dann für 100 Stunden in einer Klimakammer bei 85 Grad C und 85 Prozent relativer Luftfeuchtigkeit gelagert. Danach wurden die Discs wieder gemessen. Dieser Vorgang wurde so lange wiederholt, bis die Fehlerrate der Discs deutlich über den Grenzwerten lag.“ Der schlechteste Kandidat war mit Abstand die Kodak Professional Disc Gold DVD-R (sie überlebte nur 11 Stunden), die zweitschlechteste DVD (TDK Scratchproof DVD-R) hielt zehnmal länger. Die DVD-R 16X von Taiyo Yoden erreichte zwar das durchschnittlich beste Ergebnis aber mit so großen Varianzen (einmal 85 Stunden und einmal 558 Stunden bis zum ersten Ausfall), dass sie nicht empfohlen werden kann. Die beiden besten Produkte stammen daher beide von Verbatim, wobei die Archival Grade DVD-R fast doppelt so lange hielt wie die Medidisc DVD-R. Für die Langzeitarchivierung von Daten auf DVDs kann daher eindeutig die Archival Grade DVD-R von Verbatim empfohlen werden. Um die optimale Langlebigkeit zu erreichen, empfiehlt es sich, die Scheiben mit maximal 8X zu brennen (bzw. 4X für besonders Vorsichtige) und anschließend die Qualität zu überprüfen, damit DVDs mit Produktionsfehlern gleich aussortiert werden können.

Was bringt’s?

• Mit der Datensicherung auf (Archiv-)DVDs können Sie im Vergleich zu Festplatten, Flash-Speichern (z.B. USB-Sticks) ein größeres Maß an Langlebigkeit für Ihre Daten gewährleisten.
• Die Datensicherung auf Archiv-DVDs bringt im Vergleich zu normalen DVDs ein viel größeres Maß an Sicherheit, Ihre Daten auch nach Jahren (wieder) zu finden.
• Bei der Auswahl einer (Archiv-)DVD gibt es einen klaren Testsieger, die Archival Grade DVD-R von Verbatim. Sie können diese DVD hier erwerben.

Quelle: Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel im c´t „Silberne Erinnerungen, Archiv-DVDs im Langzeittest“.