Wann ist persönlicher Wissenstransfer zeiteffizienter als Informationsdokumentation?

Keine Zeit für Wissenstransfer – 10 Tipps für WissensarbeiterInnen in Zeitnot Teil 5 

Keine Zeit für Wissenstransfer? Wir helfen WissensarbeiterInnen in Zeitnot mit unserer gemeinsamen Blogpostserie, Wissen wieder zu finden (howknow – Barbara Geyer-Hayden) und einfach mehr aus Ihrem Wissen zu machen (knowvis – Annette Hexelschneider).

In meinem letzten Blogpost der Wissenstransfer Reihe habe ich Sie dazu aufgefordert, selbst damit zu beginnen eine Kultur des Wissenstransfers zu starten, in dem Sie die Kultur für Wissenstransfer positiv zu beeinflussen versuchen. Denn Personen die aktiven Wissensaustausch betreiben und dabei effektive Methoden und Tools zum Wissenstransfer nutzen, können gemeinsam die Unternehmenskultur beeinflussen [Gurteen 1999].

Wenn Sie selbst Wissenstransfer praktizieren, stellt sich Ihnen immer wieder die Frage: Wann soll ich etwas Face to Face weitergeben und wann ist es doch besser Inhalte aufzuschreiben? In diesem Beitrag stelle ich Ihnen eine einfache Regel vor, mit der Sie diese Frage schnell beantworten können.

Personalisierungs- und Kodifizierungsstrategie

Die Überlegungen basieren auf dem Modell von Hansen et al. die zwei unterschiedliche Wissensmanagement Strategien unterscheiden. Die Personalisierungs- und die Kodifizierungsstrategie.

Personalisierung ist die Weitergabe von Wissen von Mensch zu Mensch. Die Personalisierungsstrategie eignet sich am besten für Organisationen die maßgeschneiderte, neuartige Produkte entwickeln und die vor allem implizites Wissen (also Erfahrungswissen in den Köpfen der Personen) als Grundlage für die Problemlösungen nutzen. 

Bei der Kodifizierung werden Informationen aufgeschrieben. Die Kodfizierungsstrateige eignet sich besonders für Firmen die Standardprodukte oder ausgereifte Produkte verkaufen und explizites Wissen (also Inhalte die aufgeschrieben sind) als Grundlage für Problemlösungen nutzen.

Die Autoren empfehlen, sich auf eine der beiden Strategie zu konzentrieren und dabei ein 80:20 Verhältnis zu nutzen. [Hansen et al. 1999]

Ich nutze dieses Wissensmanagement Modell gerne um aufzuzeigen, dass sowohl die Personalisierungs- also auch die Kodifizierungsstratgie sinnvoll sind, wenn man das richtige Maß für seinen individuellen Fall findet. Außerdem lässt sich davon einfach ableiten, wann Informationsdokumentation und wann persönlicher Wissenstransfer sinnvoller ist.

Zeiteffiente Informationsdokumentation?

Inhalte in einer Form zu dokumentieren, die es dem Leser ermöglicht Handlungswissen abzuleiten ist sehr aufwändig.

Für eine qualitativ hochwertige Informationsdokumentation benötigen Sie meist die folgenden Schritte:

  1. Zielgruppe und Ziele für den Inhalt festlegen
  2. Passendes Format auswählen
  3. Optional: Das Format kennen lernen
  4. Inhalte erstellen
  5. Inhalte benutzerfreundlicher gestalten, z.B. mit Bildern und Diagrammen
  6. Inhalte mit ähnlichen und verwandten Inhalten verlinken
  7. Inhalte thematischen Kategorien und/oder Projekten zuordnen
  8. Inhalte Korrekturlesen lassen
  9. Korrekturen und Verbesserungsvorschläge einarbeiten
  10. Inhalte such bar d.h. wieder auffindbar machen

Annette Hexelschneider hat diese Punkte im Blogpost "Wissenstransfer – das Wesentliche wirksam transferieren. Wie kann das gelingen?" unter "1. Nutzungs- und Transferumstände klären" genauer erläutert.

Wenn Sie einen oder mehrere dieser Schritte nicht durchführen laufen Sie Gefahr, dass Sie Dokumente für die Rundablage produzieren. Inhalte die niemals gelesen werden. Schauen Sie sich die Download Statistiken Ihrer bisher erstellen Dokumente an um zu überprüfen in wie weit das bisher der Fall ist.

Zeiteffizienter persönlicher Wissenstransfer

Persönlicher Wissenstransfer ist im Vergleich zur sinnvollen, weil wieder auffindbaren und nutzbaren, Informationsdokumentation weniger aufwendig. Das gilt jedoch nur dann wenn dieser persönliche Wissenstransfer nicht zu oft durchgeführt werden muss. Daher hat sich nach meiner bisherigen Erfahrung in der Praxis die folgende Regel für den persönlichen Wissenstransfer bewährt:

Wenn die Inhalte die Sie zeitaufwendig aufschreiben von vielen anderen Personen wieder verwendet werden, zahlt sich die Informationsdokumentation aus. Wenn Sie hingegen Informationen für weniger als drei Personen aufbereiten ist es fast immer sinnvoller persönlichen Wissenstransfer durchzuführen.

Keine Regel ohne Ausnahme: Wenn das Wissen, dass Sie weitergeben, besonders komplex ist, ist es in vielen Fällen nicht möglich diese als Informationen aufzuschreiben. Erfahrungswissen lässt sich meist nicht (nur) in mehr oder weniger Worte fassen.

Dieses Wissen "nur im Gespräch" weiterzugeben ist in vielen Fällen ebenfalls ineffizient. Daher ist es sinnvoll geziehlt Methoden auszuwählen die zu den Persönlichkeiten die das Wissen austauschen und zum auszutauschenden Wissen passen. Annette Hexeschneider [Hexelschneider 2013] hat im Workshop-Handbuch "Erfahrungswissen leicht und nutzbar im Berufsalltag transferieren" einige dieser Methoden dokumentiert. Im Rahmen dieser Blogpostreihe werden wir weitere Methoden vorstellen.

 

Bisher in der Reihe "Keine Zeit für Wissenstransfer – 10 Tipps für WissensarbeiterInnen in Zeitnot" erschienen:

 

Quellen:

[Gurteen 1999] David Gurteen (1999). Creating a Knowledge Sharing Culture. In: Knowledge Management Magazine, Volume 2, Issue 5, February 1999. Online unter: http://www.gurteen.com/gurteen/gurteen.nsf/id/ksculture

[Hansen et al. 1999] Morten T. Hansen, Nitin Nohria & Thomas Tierney (1999). What´s Your Strategy for Managing Knowledge? Harvard Buisness Review. März 1999, S. 106-116.

[Hexelschneider 2013] Hexelschneider, Annette: Handbuch Erfahrungswissen leicht und nutzbar im Berufsalltag transferieren Workshop im Rahmen der der Abschlusstagung „PFLEGE: Ein Arbeitsmarkt der ZUKUNFT: Kompetenzen bündeln – Anforderungen meistern“ 6.11.2013, Braunau/I. (Österreich) des EU-gefördertes INTERREG-Projektes “PFLEGE: Ein Arbeitsmarkt der ZUKUNFT Grenzüberschreitende Kompetenzentwicklung in der Pflege“ Download des Handbuches als pdf.

 

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