Haben Sie schon einmal nach einer Datei gesucht und diese nicht mehr (wieder)gefunden? Begann die Suche damit, dass Sie sich nicht mehr an den Dateinamen erinnern konnten? Eine feste Systematik für die Benennung von Dateien kann das (Wieder)finden sehr erleichtern. Wenn Sie sich an eine Systematik halten, sollten Sie Ihre Dateien viel schneller (wieder)finden. Voraussetzung ist allerdings, dass man diese Systematik in ein Gesamtsystem einbettet und konsequent anwendet. So sollte beispielsweise auch die Ordner – Struktur diesem System entsprechen. Im Idealfall erkennt man aus dem Dateinamen, was sich in dem Dokument verbirgt, ohne es öffnen zu müssen. Folgende Elemente haben sich zur Benennung von Dateien bewährt:

Datum: Das Erstell- und Änderungsdatum wird normalerweise im Verzeichnissystem angezeigt. Dennoch können durch die Benennung einer Datei mit einem Datum die einzelnen Versionen eines Dokumentes leichter nachvollzogen werden. Wenn Sie das Datum der Benennung voranstellen können Sie diese auch zum Sortieren nutzen. Beispiel: 100205

Projekt: Neben dem Datum sollte im Dateinamen das Projekt oder das Ziel angegeben werden. Das Ziel ist bei einem E-Mail beispielsweise der Empfänger. Wenn die Datei zu einem bestimmten Projekt gehört, wird der Projektname hier angegeben. Beispiel: 100205_webseite-blogbeitrag

Informationen zum Inhalt: Zum Schluss folgen im Dateinamen die Wörter die etwas über den Inhalt aussagen. Um keine zu langen Dateinamen zu erstellen sollten Sie sich dabei auf wenige Wörter (am besten 1-2) beschränken. Beispiel: 100205_webseite-blogbeitrag_dateien_benennen

Auswahl der zu benützenden Zeichen Wenn Sie Ihre Dateien auch für die Benützung außerhalb der Windows Welt (z.B. für eine Webseite oder Linux User) rüsten wollen, ist auf die Auswahl der benutzen Zeichen zu achten.

Kompatible Zeichen:

• Kleinbuchstaten (a-z)
• Zahlen (0-9)
• Punkt “.”
• Bindestrich “-”
• Unterstrich “_”

Inkompatible Zeichen (bitte nicht verwenden):

Was bringt’s?

• Dateien durch eine einheitliche Benennung (wieder)finden
• Dateien so benennen, dass sie auch in anderen Systemen „funktionieren“
• Am Dateinamen mit einem Blick sehen wann das Dokument erstellt wurde, wie viele Versionen eines Dokumentes es gibt, was die aktuelle Version eines Dokumentes ist, welches Projekt oder Empfänger zu einem Dokument gehören und was der Inhalt des Dokumentes ist.